Exprimer ses idées clairement et maintenir un véritable dialogue à travers l’écran.
Un échange avec un collègue, un rendez-vous avec un client, un entretien professionnel ou une première rencontre avec un partenaire : la visioconférence permet de discuter à deux, même à distance.
Pourtant, la conversation peut manquer de fluidité. On parle en même temps, on cherche où regarder, on hésite devant un silence. On peut aussi se concentrer tellement sur sa propre image que l’on écoute moins bien.
Travailler son éloquence en visio, c’est apprendre à rendre son message facile à suivre, tout en restant disponible pour la personne en face.
Voici des repères pour préparer et conduire cet échange professionnel à deux.
1. Préparer les conditions pour pouvoir se concentrer
Avant le rendez-vous, vérifiez quelques éléments :
- le fonctionnement du lien, du micro et des écouteurs ;
- une installation confortable et une caméra placée face à vous ;
- un éclairage permettant de voir votre visage ;
- les documents nécessaires à portée de main ;
- les notifications désactivées pour limiter les interruptions.
Ces vérifications figurent notamment dans les conseils de préparation aux entretiens en visio de l’Apec. Elles constituent également des repères utiles pour d’autres rendez-vous professionnels à distance.
Préparez ensuite trois notes : le sujet, le point essentiel et ce que vous souhaitez clarifier ou obtenir à la fin.
Quelques mots-clés suffisent pour retrouver le fil sans lire un texte pendant toute la conversation.
2. Commencer par créer le contact et préciser le cadre
Au démarrage, prenez le temps de saluer votre interlocuteur et de vérifier que vous vous entendez correctement.
Présentez ensuite l’objet de l’échange et, si nécessaire, le temps disponible.
« Bonjour, merci pour ce rendez-vous. Est-ce que vous m’entendez bien ? Je vous propose de commencer par votre besoin, puis de vous présenter les possibilités. Nous avons bien trente minutes devant nous ? »
L’Apec recommande de soigner ce démarrage, en recréant un temps d’accueil et en vérifiant les conditions de communication avant d’entrer dans le contenu.
Vous pouvez aussi poser une question qui permette d’ajuster la discussion :
« Quel serait, pour vous, le point le plus utile à clarifier aujourd’hui ? »
3. Développer une idée, puis laisser une ouverture
Lorsque vous avez beaucoup d’informations à transmettre, découpez votre propos.
Pour préparer une explication, vous pouvez utiliser cette trame :
Mon point principal → un fait ou un exemple → une question.
Exemple fictif :
« Je vous propose de commencer par une fiche mémo sur cette procédure. Les étapes essentielles pourraient ainsi être consultées rapidement. Dans quelles situations vos équipes auraient-elles le plus besoin de ce support ? »
Vous expliquez votre idée et vous donnez à l’autre personne la possibilité de la compléter.
Pour une explication plus longue, annoncez les étapes :
« Il y a deux points à distinguer : le contenu à transmettre et le format du support. Je commence par le contenu. »
Ces indications permettent à votre interlocuteur de suivre votre raisonnement.
4. Ajuster son rythme et accepter les pauses
En visio, un léger décalage du son peut rendre les changements de parole moins naturels.
Terminez votre phrase, marquez une courte pause et laissez à l’autre personne le temps de répondre.
L’Apec conseille de parler distinctement, d’articuler et de poser son discours lors d’un échange à distance.
Si vous commencez à parler en même temps :
« Je vous en prie, allez-y. Je reprendrai ensuite mon point. »
Si vous avez besoin de réfléchir :
« Je prends un instant pour vous répondre précisément. »
Il n’est pas nécessaire de remplir chaque silence. Une pause peut simplement correspondre à un temps de réflexion ou de prise de notes.
5. Montrer son écoute par des mots précis
Écouter demande de rester attentif au contenu, même lorsque l’on prépare sa propre réponse.
Vous pouvez vérifier ce que vous avez compris :
« Si je comprends bien, votre priorité est de rendre les consignes plus faciles à retrouver. C’est bien cela ? »
Ou approfondir :
« Quand vous dites que le support est difficile à utiliser, qu’est-ce qui pose problème concrètement ? »
L’Apec souligne l’intérêt des questions de relance et de la reformulation pour soutenir la compréhension lors d’un entretien en visio.
Si vous prenez des notes, annoncez-le simplement :
« Je note ce point pour pouvoir le reprendre dans ma proposition. »
Vous rendez ainsi votre comportement compréhensible, sans laisser votre interlocuteur se demander pourquoi vous regardez ailleurs.
6. Trouver un regard et une posture naturels
La caméra et le visage affiché à l’écran ne se trouvent pas exactement au même endroit.
Vous pouvez placer la fenêtre de votre interlocuteur près de la caméra et regarder ponctuellement vers celle-ci lorsque vous vous adressez à lui. Revenez à l’écran pour suivre ses réactions.
Cherchez surtout une position confortable, qui vous permette d’écouter et de parler sans surveiller chaque geste.
Un regard détourné, une expression neutre ou une hésitation ne suffisent pas à connaître les intentions d’une personne. Les usages du regard et des silences varient notamment selon les contextes culturels, comme le rappelle Toastmasters.
Si vous avez un doute sur la compréhension, posez une question :
« Quel point souhaitez-vous que je précise ? »
7. Clarifier les difficultés au moment où elles apparaissent
Lorsque le son coupe, signalez-le immédiatement. L’Apec recommande de demander une répétition plutôt que de répondre sur la base d’une mauvaise compréhension.
Vous pouvez dire :
« Le son s’est coupé sur la dernière partie. Pourriez-vous reprendre à partir de ce point ? »
Pendant un partage d’écran, vérifiez que la personne voit le bon document :
« Voyez-vous la page avec les trois étapes ? Je vais commencer par la première. »
Pour un sujet délicat, formulez les faits et votre besoin de clarification :
« J’avais compris que le document serait transmis mardi. Je ne l’ai pas reçu. Où en sommes-nous et quel délai pouvons-nous retenir ? »
Gardez une place pour la réponse avant de proposer la suite.
8. Terminer avec une compréhension commune
Avant de quitter la visio, reprenez les points essentiels.
Distinguez ce qui est convenu de ce qui reste à vérifier, puis précisez les prochaines étapes.
« Nous retenons donc une première proposition de support. Je vous l’envoie jeudi, puis vous me confirmez les ajustements nécessaires. Le choix du format final reste à valider. Est-ce aussi ce que vous avez retenu ? »
Vous pouvez terminer par :
« Y a-t-il un point important que nous n’avons pas abordé ? »
Cette vérification finale donne à chacun une dernière occasion de préciser ses attentes.
Un exercice pour s’entraîner
Avec une personne de confiance, simulez un échange de quelques minutes :
- Annoncez le sujet et l’objectif.
- Expliquez une idée avec un exemple.
- Posez une question ouverte.
- Reformulez la réponse reçue.
- Terminez en résumant ce qui a été compris.
Demandez ensuite un retour sur trois éléments : la clarté de votre message, le rythme de l’échange et la place laissée à votre interlocuteur.
Choisissez un seul point à améliorer pour l’essai suivant.
En visio comme en présence, votre parole prend tout son sens lorsqu’elle permet à l’autre de comprendre, de répondre et de construire l’échange avec vous.
Une fiche mémo viendra compléter cet article pour préparer vos prochains rendez-vous professionnels en tête-à-tête.
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