Une r\u00e9union peut \u00eatre un formidable levier de performance\u2026 ou une \u00e9norme perte de temps.
Nous avons tous d\u00e9j\u00e0 v\u00e9cu une r\u00e9union o\u00f9 personne ne savait vraiment pourquoi il \u00e9tait l\u00e0, o\u00f9 les discussions partaient dans tous les sens et o\u00f9, une heure plus tard, aucune d\u00e9cision concr\u00e8te n’avait \u00e9t\u00e9 prise.
Pourtant, une r\u00e9union bien pr\u00e9par\u00e9e permet de r\u00e9soudre des probl\u00e8mes, prendre des d\u00e9cisions, partager des informations et f\u00e9d\u00e9rer une \u00e9quipe autour d’objectifs communs.
Apr\u00e8s plusieurs ann\u00e9es de management de proximit\u00e9, j’ai compris qu’une bonne r\u00e9union ne s’improvise pas. Elle se pr\u00e9pare, s’anime et se suit.
Pourquoi organiser une r\u00e9union ?
Avant m\u00eame d’envoyer une invitation, posez-vous une question tr\u00e8s simple :
Quel est l’objectif de cette r\u00e9union ?
Chaque r\u00e9union doit r\u00e9pondre \u00e0 un besoin pr\u00e9cis.
Par exemple :
r\u00e9soudre un probl\u00e8me ;
prendre une d\u00e9cision ;
transmettre une information importante ;
construire un plan d’action ;
pr\u00e9parer un changement ;
faire un point d’avancement.
Si l’objectif n’est pas clairement d\u00e9fini, la r\u00e9union risque rapidement de perdre son efficacit\u00e9.
Inviter uniquement les bonnes personnes
Une erreur tr\u00e8s fr\u00e9quente consiste \u00e0 inviter toute l’\u00e9quipe.
Plus il y a de participants inutiles, plus la r\u00e9union devient longue.
Chaque personne pr\u00e9sente doit pouvoir :
apporter son expertise ;
participer aux \u00e9changes ;
prendre une d\u00e9cision ;
ou recevoir une information indispensable.
Le temps de chacun est pr\u00e9cieux.
D\u00e9finir les r\u00f4les avant de commencer
Une r\u00e9union efficace repose sur une bonne organisation.
Plusieurs r\u00f4les peuvent \u00eatre r\u00e9partis :
L’animateur
Il conduit la r\u00e9union, distribue la parole, recentre les d\u00e9bats et veille au respect des objectifs.
Le secr\u00e9taire
Il prend des notes et pr\u00e9pare le compte rendu.
Le gardien du temps
Il surveille la dur\u00e9e de chaque sujet afin d’\u00e9viter les d\u00e9bordements.
Les participants
Ils apportent leurs id\u00e9es, proposent des solutions et participent activement aux d\u00e9cisions.
Pr\u00e9parer la r\u00e9union en amont
Une r\u00e9union r\u00e9ussie commence bien avant que les participants s’installent autour de la table.
Il faut notamment :
choisir une date adapt\u00e9e ;
v\u00e9rifier les disponibilit\u00e9s ;
r\u00e9server une salle ;
pr\u00e9parer le mat\u00e9riel ;
envoyer les invitations suffisamment t\u00f4t.
Pour les r\u00e9unions \u00e0 distance, il est indispensable de v\u00e9rifier que chacun dispose des liens de connexion et des acc\u00e8s n\u00e9cessaires.
Pr\u00e9parer un ordre du jour
L’ordre du jour est le v\u00e9ritable fil conducteur de la r\u00e9union.
Il permet de :
structurer les \u00e9changes ;
\u00e9viter les oublis ;
respecter le temps pr\u00e9vu.
Chaque sujet doit \u00eatre accompagn\u00e9 d’un temps estim\u00e9.
Les participants doivent recevoir cet ordre du jour plusieurs jours avant afin de pouvoir pr\u00e9parer leurs interventions.
Pr\u00e9parer les documents
Une r\u00e9union ne doit jamais \u00eatre d\u00e9couverte au dernier moment.
Les documents utiles doivent \u00eatre transmis en avance :
tableaux de bord ;
indicateurs ;
graphiques ;
comptes rendus pr\u00e9c\u00e9dents ;
proc\u00e9dures ;
pr\u00e9sentations.
Des supports visuels permettent souvent de rendre les \u00e9changes plus clairs et plus dynamiques.
Commencer \u00e0 l’heure
Le respect des horaires montre du respect envers les participants.
D\u00e8s le d\u00e9but, il est utile de rappeler :
l’objectif ;
les r\u00e8gles de fonctionnement ;
la dur\u00e9e pr\u00e9vue.
Tout le monde d\u00e9marre ainsi avec la m\u00eame vision.
Garder le cap pendant toute la r\u00e9union
L’animateur doit constamment recentrer les \u00e9changes.
Les discussions hors sujet arrivent rapidement.
Le r\u00f4le du manager est de les \u00e9couter, puis de les reporter si elles ne concernent pas directement l’objectif de la r\u00e9union.
Cette capacit\u00e9 permet de maintenir un rythme efficace.
Faire participer toute l’\u00e9quipe
Une r\u00e9union n’est pas un monologue.
Chaque participant doit pouvoir s’exprimer.
Poser des questions ouvertes permet souvent de faire \u00e9merger des id\u00e9es auxquelles personne n’avait pens\u00e9.
Les meilleurs plans d’action naissent souvent de la diversit\u00e9 des points de vue.
G\u00e9rer les conflits
Les d\u00e9saccords sont normaux.
Ils deviennent probl\u00e9matiques uniquement lorsqu’ils emp\u00eachent la r\u00e9union d’avancer.
L’animateur doit rester calme, \u00e9couter les diff\u00e9rents avis puis ramener les \u00e9changes vers des faits objectifs.
\u00catre assertif ne signifie pas imposer son opinion.
Cela signifie savoir faire respecter le cadre de travail.
Prendre des notes
Une bonne r\u00e9union laisse des traces.
Les d\u00e9cisions prises doivent \u00eatre not\u00e9es imm\u00e9diatement.
Cela \u00e9vite les interpr\u00e9tations quelques jours plus tard.
Les informations essentielles seront reprises dans le compte rendu.
Conclure avec un plan d’action
Une r\u00e9union n’est utile que si elle d\u00e9bouche sur des actions concr\u00e8tes.
Avant de terminer, il faut r\u00e9pondre \u00e0 quatre questions :
Que faut-il faire ?
Qui est responsable ?
Pour quelle \u00e9ch\u00e9ance ?
Comment v\u00e9rifier l’avancement ?
Ces r\u00e9ponses permettent d’assurer un v\u00e9ritable suivi.
Le suivi est indispensable
Une r\u00e9union ne s’arr\u00eate pas lorsque les participants quittent la salle.
Le compte rendu doit \u00eatre envoy\u00e9 rapidement.
Les actions d\u00e9cid\u00e9es doivent \u00eatre suivies r\u00e9guli\u00e8rement.
Sans suivi, m\u00eame la meilleure r\u00e9union perd tout son int\u00e9r\u00eat.
Le conseil de Jennifer
Au fil de mon exp\u00e9rience, j’ai constat\u00e9 qu’une r\u00e9union r\u00e9ussie ne d\u00e9pend pas seulement de la qualit\u00e9 des \u00e9changes.
Elle d\u00e9pend surtout de la pr\u00e9paration.
Une r\u00e9union bien pr\u00e9par\u00e9e dure souvent moins longtemps, mobilise davantage les \u00e9quipes et permet d’obtenir des d\u00e9cisions claires.
Le r\u00f4le du manager n’est pas seulement d’animer une r\u00e9union.
Il est de faire en sorte que chaque minute pass\u00e9e ensemble apporte de la valeur \u00e0 l’\u00e9quipe.
Une r\u00e9union efficace est une r\u00e9union o\u00f9 chacun repart en sachant pr\u00e9cis\u00e9ment ce qu’il doit faire, pourquoi il doit le faire et dans quel d\u00e9lai.
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